Deel 2: Jongeneel Transport live met NOTIME

Het familiebedrijf Jongeneel Transport is een moderne en professionele transporteur van gassen in bulk en stukgoed. De transporteur is opgericht in 1956 en de leiding is inmiddels in handen van de derde generatie. Jongeneel Transport beschikt over een moderne eigen vloot met 170 trekkende eenheden, 150 getrokken eenheden en tien meeneemheftrucks. Er rijden 185 eigen chauffeurs en dertig vaste charters voor het bedrijf. Op de vestigingen in Valkenburg en Europoort werken 35 kantoormedewerkers, die allen toegang hebben tot de huidige maatwerkapplicaties voor het beheren van wagenparkdata, werkplaatsplanning, tariefafspraken, transportplanning, facturatie, inspectie-opdrachten voor de chauffeurs en urenregistratie door de werkplaats.

Digitalisering is al jaren een speerpunt van Jongeneel Transport en mede dankzij de zelf ontwikkelde maatwerkapplicatie Assets groeit het bedrijf hard. "Aan deze applicatie ontwikkelen we al sinds 2008", licht algemeen directeur Ruud Jongeneel toe, "de functionaliteit is erg uitgebreid. Toch is het tijd om deze applicatie gefaseerd te vervangen door een gedegen en complete standaardapplicatie. Assets is weliswaar compleet, maar bepaalde procesvernieuwingen passen niet en onze software-ontwikkelaar is geen 25 meer."

Om die reden zijn we eind 2022 gestart met een heroriëntatie d.m.v. de BusinessITScan en een procesanalyse met als doel om processen te harmoniseren en uiteindelijk om een daarbij passend TMS te selecteren.” Over de 10 stappen in die fase publiceerden we eerder deze deel 1 van de klantcase. In dit deel 2 vertellen Ruud en zijn collega's eerlijk over alle stappen, uitdagingen, tegenvallers en voordelen van het project NOTIME: Nieuwe Ontwikkelingen kosten Tijd, maar geven nieuwe Inspiratie, Motivatie en Energie.  

Ruud Jongeneel zei na de pakketselectie “Een nieuw TMS kopen is iets anders dan het kopen van een nieuwe trui…. Natuurlijk wordt de implementatie nog een hele klus, maar wij hebben er veel vertrouwen in dat we Jongeneel Transport zo samen kunnen klaarmaken voor de komende tien tot vijftien jaar”. En inderdaad werd de implementatie een hele klus! Nu fase 1 van de implementatie gereed is, blikken we met Ruud Jongeneel (algemeen directeur van Jongeneel), Reinder Stolte (IT-manager van Jongeneel) en Anton Dijkhuis (projectmanager van IT’s Teamwork) terug op de implementatie van het TMS iXSuite van iXolution en de boordcomputerapplicatie Mission Planner van AddSecure.

Al tijdens de pakketselectie merkten we dat onze combinatie van zelfgepland transport én klantgepland transport (waarbij Jongeneel Transport eigenlijk een vaste charter is) in geen enkel standaard TMS-pakket beschikbaar was. Dit is één van de redenen waarom we aan de TMS-leverancier vroegen: “wil je dit voor ons ontwikkelen en toevoegen in het standaardpakket?”. iXolution was daartoe bereid.

Zoals in veel projecten, wilde ook Jongeneel de beste mensen vrijmaken voor het project. Ruud vertelt: “Anton schatte in dat de beste mensen gedurende het hele project 2 dagen per week bezig zouden zijn met NOTIME. Dat leek ons eerst wat veel, maar toch hebben we extra vaste medewerkers in dienst genomen om het kernteam vrij te maken. Ook hebben we in de piekmomenten van het project duidelijk uitgelegd wat de werkprioriteiten waren: de vloot moet rijden, maar het project was belangrijker dan tijdige facturatie en tijdige maandrapportage. Dat verduidelijkte veel. Toch merkten we nog dat het kernteam het moeilijk vond om facturatie en maandrapportage uit te stellen. Dat snap ik, want normaal gesproken zitten we daar bovenop!” .

De implementatie verliep zeker niet zonder hobbels. Anton vertelt: “Tijdens het traject kreeg het projectteam te maken met ziekte van enkele sleutelfiguren, wat direct impact had op de voortgang. Daardoor konden we projectvertraging niet vermijden en moest de projectplanning meerdere keren worden bijgesteld. Bovendien bleek in de praktijk dat, ondanks een uitgebreide gapanalyse vooraf, toch nog aanvullende functionaliteit noodzakelijk was om alle processen goed te ondersteunen. Dat vroeg extra afstemming met de IT-leveranciers en aanvullende ontwikkelrondes.”

Reinder: “Toch bleek juist in deze fase de kracht van Jongeneel Transport. Het team liet zich niet uit het veld slaan en groeide zichtbaar in samenwerking, flexibiliteit en probleemoplossend vermogen. Door vast te houden aan het gezamenlijke doel en continu te blijven schakelen, werden obstakels stap voor stap overwonnen. Achteraf kan worden gesteld dat deze tegenvallers het projectteam alleen maar sterker hebben gemaakt. Een echte groep doorzetters die nu beter dan ooit in staat is om samen complexe veranderingen succesvol door te voeren.”

Anton: “Hoewel we bewust gekozen hebben voor een standaardpakket, konden we dus extra functionaliteit laten ontwikkelen die nu in het standaardpakket wordt onderhouden. Die extra functionaliteit is goed doorgesproken, vastgelegd in functionele ontwerpen, ontwikkeld door de TMS-leverancier en toen door het kernteam in blokken getest. Het kernteam heeft direct parallel de werkinstructies gemaakt en daarna Sim1a gedaan: de integrale test waarin met meerdere scenario’s alle functionaliteit, datastructuur en processen werd gedemonstreerd door het kernteam. Dat ging – zoals we verwachtten – maar gedeeltelijk goed. Na extra aanpassingen aan de werkinstructies en functionaliteit verliep Sim1b daarna goed en konden we de eindgebruikers opleiden.

De eindgebruikers hadden we al wel tussendoor geïnformeerd over het project, maar het kernteam is hen pas na Sim1b gaan opleiden. Dat was bewust: alle veranderingen aan processen, functionaliteit en data waren pas in Sim1b goedgekeurd. Zo konden we hen zo soepel mogelijk opleiden. Hoewel het kernteam dagdagelijks ook de operationele werkzaamheden uitvoert, hadden de eindgebruikers nog erg zinvolle feedback. Een deel hiervan is nog doorgevoerd in het TMS, een deel is geparkeerd. Daarna konden de eindgebruikers Sim2a doen voor het kernteam: de demonstratie van het primaire proces in het nieuwe TMS en de nieuwe boordcomputerapplicatie. Daar waar nog verbeterpunten nodig bleken, zijn die nog doorgevoerd, doorgetest en goedgekeurd.

Na die goedkeuring konden we ook de chauffeurs gaan opleiden. Een seniorplanner, één van de leden van het kernteam, heeft met AI opleidingsfilmpjes gemaakt, en enkele chauffeurs opgeleid zodat die in de testomgeving alle processen konden uitvoeren o.b.v. echte ritten. Hiermee zijn alle chauffeursprocessen en koppelingen doorgetest, op enkele punten verbeterd en konden we met een opleidingsteam alle circa 200 chauffeurs (zowel de eigen als van charters) opleiden. Sommige chauffeurs pakten dat erg goed op, andere boden we na terugkomst op de thuisbasis meer persoonlijke begeleiding.”

Ruud: “NOTIME is voor ons echt een heel groot project, dat we invoerden terwijl het hele bedrijf doordraait. Nieuw TMS, nieuwe boordcomputerapplicatie, andere datastructuur, nieuwe interfaces, onze collega’s opleiden, onze klanten informeren, enzovoorts. Omdat we zo’n groot project nog niet eerder deden, hebben we Anton gevraagd om het project te leiden. Met zijn ervaring, de wekelijkse projectmanagement-meetings en de maandelijkse stuurgroepen heeft hij dit uitstekend gedaan. Soms was dat zelfs pittig omdat hij zowel de leverancier als Jongeneel bij de les moest houden om het project te laten slagen. Maar het heeft ons geholpen om ons gezamenlijke doel te bereiken!"

Anton: “Je kunt je voorstellen dat een overgang met een complete vloot van ruim 190 eenheden die ergens in Europa rijden geen appeltje-eitje is. Om die overgang soepel te laten verlopen hebben we in de maanden voor de go-live een gedetailleerd draaiboek gemaakt met alle stappen, verantwoordelijken en de data waarop we die stappen wilden zetten. Toen we de “go-beslissing” hebben genomen, hebben we dagelijks in korte stand-ups de voortgang afgestemd. In een druk maar goed verlopen weekend eind maart zijn we toen van het oude TMS naar het nieuwe TMS overgegaan, met andere koppelingen, andere werkwijzes, de nieuwe boordcomputerapplicatie enzovoorts.”

De invoering van het nieuwe TMS heeft op de werkvloer direct merkbare voordelen opgeleverd. Doordat alle processen en data nu centraal in één systeem zijn ondergebracht, is er veel meer overzicht en uniformiteit ontstaan. Waar voorheen nog met losse Excel-bestanden en klantspecifieke werkwijzen werd gewerkt, kunnen planners en administratie nu terugvallen op één waarheid. Dit voorkomt fouten, versnelt de communicatie tussen afdelingen en maakt het werk een stuk minder afhankelijk van de kennis van individuele medewerkers. Ruud noemt drie praktische voorbeelden van de voordelen op de werkvloer:

1. Gepland verlof in het HR-pakket is door de nieuwe interface direct bekend in het TMS: erg handig voor de planners!
2. Voor alle ritten die we structureel voor onze klanten mogen rijden, hebben we nu de rittenkalender die automatisch transportopdrachten aanmaakt
3. Nadat de chauffeur in de cabine de ritdocumenten scant, beoordelen we die in het TMS. Goedgekeurde ritdocumenten worden vanuit het TMS automatisch aan de klanten gemaild

Reinder vult aan: “Het datagestuurd werken is veel effectiever geworden. Omdat alle ritgegevens, tariefafspraken en uitgevoerde werkzaamheden direct en volledig in het systeem worden vastgelegd, kan de facturatie veel sneller en accurater plaatsvinden. Er is minder handmatig uitzoekwerk nodig en de kans op gemiste of foutieve facturen is sterk afgenomen. Dit zorgt niet alleen voor efficiëntie op de administratie, maar heeft ook een positief effect op de cashflow. Daarnaast ervaren medewerkers meer structuur en duidelijkheid in hun dagelijkse werkzaamheden: Processen zijn gestandaardiseerd en beter ondersteund door het systeem, waardoor er minder ruimte is voor interpretatieverschillen. Dat maakt het werk niet alleen efficiënter, maar ook prettiger en toekomstbestendiger. Over toekomstbestendiger gesproken: “voorheen was het hele proces van tarifering t/m facturatie afhankelijk van het TMS Assets dat ik sinds 2008 als maatwerkapplicatie ontwikkelde. Assets is stabiel, maar ik vond dat de afhankelijkheid van mij echt te groot was. Nu is er een betrouwbare TMS-leverancier en kan ik ook ontspannen(er) met vakantie – een mooie bijkomstigheid!".

Ruud: “Met de go live is het zaadje geplant. Nu moeten we ervoor gaan zorgen dat het nieuwe TMS tot bloei komt in ons familiebedrijf! Ook voor die fase is een goede samenwerking tussen alle partijen vereist. Wij hebben er alle vertrouwen in dat we dat met alle partijen voor elkaar krijgen.”